Abschalten Fehlanzeige: Urlaub 2.0

Der Branchenverband Bitkom, der deutsche IT- Unternehmen vertritt, hat herausgefunden, dass im Jahr 2023 täglich durchschnittlich 42 E-Mails in beruflichen Postfächern eingegangen sind, während es 2018 noch 21 waren. Laut Prognosen der Plattform Statista wird die Anzahl der weltweit versendeten E-Mails stetig weiterwachsen und bis 2026 auf 392,5 Milliarden pro Tag ansteigen. Durch die Corona-Pandemie und die verstärkte Nutzung von Home-Office sowie sozialer Distanz hat die Intensität der digitalen Kommunikation deutlich zugenommen – und das nicht nur während der regulären Arbeitszeiten. Laut Eurofound, einer Forschungseinrichtung der EU, erhalten 80 Prozent der Beschäftigten auch in ihrer Freizeit berufliche Nachrichten, und neun von zehn Personen antworten darauf.

1. Perfektionismus: Perfektionisten haben oft den Drang, alles unter Kontrolle zu behalten und keine Fehler zu machen. Sie neigen dazu, ihre Arbeit auch im Urlaub zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft und keine Details übersehen werden.
2. Verantwortungsbewusstsein: Menschen mit einem ausgeprägten Verantwortungsbewusstsein fühlen sich verpflichtet, stets für ihre Aufgaben und Kollegen verfügbar zu Sie haben Schwierigkeiten, die Arbeit vollständig loszulassen, da sie das Gefühl haben, dass ihre Anwesenheit wichtig ist, um Probleme zu vermeiden.
3. Workaholismus: Workaholics haben eine starke innere Motivation, ständig produktiv zu sein und ihre Arbeit im Mittelpunkt ihres Lebens zu stellen. Sie empfinden es als normal, auch im Urlaub zu arbeiten, da sie sich unwohl fühlen, wenn sie nichts tun.
4. Angst vor Kontrollverlust: Personen, die Angst vor Kontrollverlust haben, finden es schwierig, Aufgaben und Verantwortlichkeiten Sie befürchten, dass ohne ihre Aufsicht Fehler gemacht werden könnten, was sie dazu bringt, auch im Urlaub regelmäßig ihre E-Mails zu überprüfen.
5. Geringe Fähigkeit zur Abgrenzung: Menschen, die Schwierigkeiten haben, klare Grenzen zwischen Beruf und Privatleben zu ziehen, neigen dazu, ihre Arbeit mit in den Urlaub zu nehmen. Sie können sich schlecht entspannen, weil sie immer das Gefühl haben, erreichbar sein zu müssen.

Diese Persönlichkeitsmerkmale führen dazu, dass betroffene Personen auch in Zeiten, die zur Erholung gedacht sind, in ihrem Arbeitsmodus bleiben, was langfristig ihre mentale und physische Gesundheit beeinträchtigen kann.

Lisa Fries ist Grafikdesignerin und plant einen zweiwöchigen Urlaub in Italien. Um sicherzustellen, dass ihre Kunden nicht in der Luft hängen, erstellt sie sorgfältig eine Abwesenheitsnotiz: „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Ich bin vom 1. bis 15. August im Urlaub und werde nicht erreichbar sein. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Lukas Münch unter lukas.münch@agentur.de.“ Doch nach ihrer Rückkehr stellt sie fest, dass viele E-Mails eingegangen sind, die einfach nur Informationen benötigten. Ihr Chef lobt sie dafür, dass sie alles so gut organisiert hat.

Lisa denkt sich, dass sie beim nächsten Mal auch ein paar Tipps für Urlaubsvertretungen hinzufügen könnte, damit alle wissen, dass Lukas die Anfragen zwar bearbeitet, aber nicht mit ihren kreativen Ideen konkurrieren kann.

Tom Neubert ist Projektmanager und hat das Gefühl, dass er immer erreichbar sein sollte, selbst im Urlaub. Schließlich ist das Team auf ihn angewiesen! Doch als er endlich einen Familienurlaub plant, erinnert ihn seine Frau daran, dass er eine Abwesenheitsnotiz einrichten sollte.

Er schreibt: „Ich bin vom 5. bis 12. August im Urlaub. Während dieser Zeit werde ich meine E-Mails nur sporadisch überprüfen. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen, Herrn Schmidt, unter schmidt@firma.de.“

Zurück im Büro stellt er fest, dass viele Kollegen ihm Rückmeldungen auf seine Abwesenheitsnotiz gegeben haben. Besonders ein Kollege hat seine Nachricht mit „Viel Spaß im Urlaub! Ich hoffe, Herr Schmidt ist nicht zu überfordert“ kommentiert. Tom lernt, dass es wichtig ist, sich auch mal abzugrenzen, und fühlt sich erfrischt und bereit, neue Herausforderungen anzugehen.

Um zu verhindern, dass nach dem Urlaub die Erholung durch eine übervolle Mailbox sofort verloren geht, haben einige Unternehmen eine Lösung entwickelt: Für abwesende Mitarbeiter wird ein Mechanismus eingerichtet, der eingehende E-Mails automatisch löscht und den Absender darüber informiert. Diese radikale automatische Antwort schützt effektiv davor, dass man während der Freizeit am Pool, auf dem Spielplatz oder im Flugzeug schnell noch eine Nachricht über das Handy versendet.

Auch größere Konzerne bieten ihren Mitarbeitern ähnliche Funktionen an.

Arbeitnehmer sind laut deutschem Arbeitsrecht nicht verpflichtet, außerhalb ihrer Arbeitszeit dienstliche E-Mails zu lesen oder Anrufe entgegenzunehmen. Dies gilt auch für die Urlaubszeit. Ausnahmen gibt es nur für bezahlte Bereitschaftsdienste oder in Fällen existenzieller Notwendigkeiten für den Arbeitgeber, die nur der betreffende Mitarbeiter lösen kann. Zwar können Unternehmen vorschreiben, dass Abwesenheitsmails eingerichtet werden, jedoch keine ständige Erreichbarkeit verlangen.

Sonderregelungen im Arbeitsvertrag, die ständige Erreichbarkeit fordern, sind unwirksam. Es liegt an den Arbeitnehmern, ihre Freizeit zu schützen, indem sie nach Feierabend keine beruflichen E-Mails lesen und das Arbeitshandy ausschalten. Dennoch ist dies in der heutigen digitalen Arbeitswelt oft schwierig, da die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt. In der EU wird daher über ein „Recht auf Nichterreichbarkeit“ diskutiert, welches in einigen Ländern, wie Frankreich, bereits Ansätze findet.

Freiberufler und Selbständige sind von dieser Problematik besonders betroffen, da sie oft nicht völlig abschalten können, um ihre Kundenbeziehungen zu pflegen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Das ständige Überprüfen von E-Mails ist für viele zu einem Reflex geworden, der das Gehirn überfordert. Selbst ohne äußeren Druck verspüren viele das unwiderstehliche Bedürfnis, ständig ihren Posteingang zu überprüfen. In Berufen mit hoher Kommunikationsintensität geschieht dies oft unbewusst und in kurzen Abständen, was fast süchtig macht. Das menschliche Gehirn ist jedoch nicht dafür geschaffen, sich gleichzeitig auf eine Aufgabe zu konzentrieren und parallel dazu Nachrichten zu verarbeiten. Diese ständige Erreichbarkeit führt zu Konzentrationsstörungen und Erschöpfung. Der Drang, E- Mails zu überprüfen, hat evolutionäre Wurzeln: Unser Gehirn interpretiert jede eingehende Nachricht als potenziell lebenswichtigen sozialen Kontakt. Die Angst, Nachrichten zu ignorieren, ist daher tief verwurzelt. Das Spannungsfeld zwischen dem Bedürfnis, verbunden zu bleiben, und dem Wunsch, abzuschalten, führt zu einem ständigen inneren Konflikt.